Para aquellos emprendedores o jóvenes empresarios que dan sus primeros pasos al establecer un pequeño negocio, aprender a administrar el flujo de efectivo es fundamental. Si bien no hay una receta a prueba de fallas para emprender un negocio con éxito, una buena administración del flujo de efectivo puede hacer la diferencia en lo que respecta a la supervivencia y el crecimiento de un negocio, independientemente de que sea pequeño o grande.
Según la Radiografía del Emprendimiento en México 2020, elaborada por la Asociación de Emprendedores de México, el 68% de los emprendedores que han tenido una empresa fracasó. Para el 34% de esas empresas el motivo de fracaso fue por falta de conocimiento en el mercado, seguido en un 32% por mala administración del negocio.
Para no ser parte de esta estadística, es importante saber de qué se compone el flujo de efectivo, por qué es importante para un negocio pequeño y cómo administrarlo.
¿Qué es el flujo de efectivo?
El flujo de efectivo es el dinero que entra y sale de tu negocio. En este monto se incluyen todos los gastos y todas las ventas o cobros que hagas y sirve como un indicador de la liquidez de un negocio.
Los gastos de un negocio varían según el giro del que se trate, pero por lo general casi todos contemplarán los siguientes rubros:
- Nómina y/o salarios
- Alquiler
- Pago de servicios (luz, agua, gas)
- Pago de impuestos
- Costo de materias primas o productos para vender
- Gastos administrativos
- Publicidad/ Marketing
Si por ejemplo en un mes, tienes $10,000 de ingresos y tus gastos ascienden a $9000, el flujo de efectivo en esa semana será de $1000.
Como puedes ver, el cálculo es bastante simple. El problema aparece cuando los gastos del negocio superan los ingresos, es decir cuando el negocio no es rentable y tu flujo de efectivo es negativo.
¿Por qué es importante saber administrar el flujo de efectivo?
El estado del flujo de efectivo es lo que da indicios de la salud financiera de un negocio.
Si en tu negocio entra mucho dinero, esto no quiere decir necesariamente que te está yendo bien. De igual forma, si tienes muchos gastos, esto no necesariamente indica que tu negocio no tiene buena salud financiera.
Una parte muy importante para saber administrar el flujo de efectivo es conocer todos tus gastos, tanto fijos como variables. Al contraponerlos con los ingresos, podrás conocer el estado financiero de tu negocio.
Si tienes un flujo de efectivo positivo, es decir, que los ingresos son mayores a los gastos, ya la hiciste: tu negocio es rentable. Por el contrario, si los gastos son mayores a los ingresos y tienes un flujo de efectivo negativo, estás perdiendo dinero y si la situación no se compone, la quiebra bien podría estar a la vuelta de la esquina.
¿Y qué sucede cuando tu flujo de efectivo es igual a cero? En esta situación, tus ingresos son iguales a tus gastos, esto quiere decir que tu negocio puede financiarse solo pero no te estará generando ganancias.
¿Cómo administrar el flujo de efectivo?
Uno de los principales problemas a los que se enfrentan los negocios pequeños es que los ingresos pueden llegar a ser impredecibles. Aunque puedes hacer cálculos aproximados y estimaciones, también es muy común que no todos los ingresos se reciban de inmediato. De ahí la importancia de saber administrar el flujo de efectivo.
Lleva un registro detallado de gastos e ingresos
Llevar un registro detallado y ordenado de todo el dinero que entra y sale de tu negocio. Puedes echar mano de herramientas de contabilidad, hojas de cálculo o algún software para facilitar este proceso. Saber exactamente de dónde viene y hacia dónde va tu dinero te ayudará a tomar decisiones bien informadas con tu negocio.
Elige buenas herramientas financieras en qué apoyarte
Contar con herramientas financieras que te permitan financiar algunos gastos de tu negocio siempre será una buena estrategia. Por ejemplo, una tarjeta de crédito sin anualidad que te ofrezca planes de financiamiento flexibles, puede ayudarte a costear ciertos gastos y darte más tiempo para pagar sin necesidad de descapitalizarte.
Controla tus gastos
Como muchas veces nos sucede con las finanzas personales, cuando tenemos un negocio también es posible que cedamos ante la tentación de “lo necesito”, por eso es muy importante separar los gastos esenciales para la operación del negocio de los gastos superfluos. Si tu flujo de efectivo es limitado, enfócate en aquello que realmente impulse el crecimiento de tu negocio.
Cobra a tiempo y ofrece incentivos
Dependiendo del giro de negocio que manejes, es posible que tengas clientes que se tarden en pagar por tus servicios o productos. Esto es lo que se conoce como ‘cuentas por cobrar’. Si descubres que de pronto tienes una lana estancada en las ‘cuentas por cobrar’, procura establecer políticas de pago para tus clientes y asegúrate de que te paguen a tiempo. Ofrecer descuentos por pagos anticipados o penalizaciones en caso de retrasos al pagar puede incentivar que te paguen a tiempo.
Mantén un fondo de emergencia
Siempre reserva una parte de tus ingresos para emergencias. Los imprevistos pueden ocurrir en cualquier momento, y tener un fondo de emergencia te ayudará a mantener la operación de tu negocio sin problemas.
Checa constantemente tu flujo de efectivo
No ignores tu flujo de efectivo hasta que surja un problema. Revisa tus finanzas regularmente y ajusta tu plan financiero según sea necesario. Siempre será más conveniente detectar cualquier problema a tiempo, que darte cuenta cuando ya tengas un déficit o cuando ya hayan pasado varios periodos con un flujo de efectivo negativo.
Administrar el flujo de efectivo en un pequeño negocio es un componente esencial de su éxito, pero no es el único. Recuerda que la planificación y la claridad de los costos operativos te permitirán andar por el camino correcto para alcanzar las metas de tu negocio.
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