Cuando se trata de organización, muchas personas tienen problemas para poder seguir un plan. Ya sea en torno a proyectos personales o profesionales, la falta de claridad sobre las metas o los plazos, todo eso pueden significar problemas y frustraciones si no tienes un cronograma a la mano.
Porque esa es la solución más práctica: saber diseccionar el tiempo, poner metas y comprometerse a cumplirlas. Hay herramientas para organizar todos esos pasos necesarios para completar una actividad a largo plazo. Y el cronograma es una de ellas.
Pasito a pasito
Para completar cualquier tipo de proyecto grande y complejo, una recomendación justamente es dividirlo en tareas más pequeñas que puedan completarse en un período de tiempo más corto. Un día o una semana, por ejemplo.
La línea de tiempo ayuda a organizar todas estas tareas en una secuencia lógica y estipula el tiempo requerido para completar cada una. La conclusión de todos los pasos previstos en el cronograma corresponde a la finalización del proyecto.
En esta publicación, comprenderás más sobre esta herramienta y aprenderás cómo hacer un cronograma que funcione para ti.
¿Qué es un cronograma?
El cronograma es una herramienta para administrar las tareas y los plazos necesarios para completar un proyecto a lo largo del tiempo. Es un recurso de planificación eficaz que facilita el logro de objetivos a largo plazo.
De manera práctica, su objetivo es guiar a una persona con un objetivo definido, utilizando plazos y acciones específicas dentro de un cierto período de tiempo.
Las tareas se organizan en una secuencia lógica, priorizando aquellas que son fundamentales para las siguientes a realizar. Es una concatenación de tareas.
En proyectos complejos, es muy común que el inicio de una actividad dependa de la conclusión previa. De ahí la importancia de definir plazos más cortos para cada uno de ellos.
En términos generales, cuanto más detallados sean los pasos en el cronograma de un proyecto, más fácil será comprender el esfuerzo y los recursos necesarios para completar el proyecto dentro del marco de tiempo deseado.
¿Qué es una línea de tiempo empresarial? (O cronograma comercial)
El cronograma comercial es una herramienta estratégica que ayuda a organizar todas las tareas necesarias para llevar a cabo un proyecto de la empresa, dentro de un horizonte de tiempo específico.
En él, es posible agregar las actividades semanales a realizar por un área específica, lo que algunos llaman sprint. Además, puede contener objetivos comerciales que deben cumplirse dentro del trimestre o el plan estratégico anual.
De esta forma, un cronograma comercial puede agrupar las actividades de un área comercial, un equipo de proyecto, un equipo multidisciplinario o incluso una sola persona. Después de todo, el cronograma es una herramienta que pretende facilitar la vida de los profesionales que son responsables de varias actividades diferentes en simultáneo. También ayuda a priorizar y delegar tareas: el tiempo es un recurso escaso.
Pero el cronograma no es una herramienta exclusiva de las grandes empresas. Una tienda en línea o un negocio muy local, por ejemplo, también pueden beneficiarse enormemente de un cronograma de ventas que incluya, por ejemplo, el procesamiento de pedidos, el tiempo de empaque y envío, o la frecuencia de existencias y reposición de un producto.
¿Para qué sirve un cronograma?
Un cronograma sirve para demostrar y enumerar las diferentes actividades requeridas para completar un proyecto a lo largo del tiempo, dentro de una secuencia que tenga sentido.
Por ejemplo, para organizar una boda y su respectiva celebración, es necesario definir el lugar de la ceremonia antes de contratar la decoración. Es necesario conocer el tamaño del espacio para la celebración para poder realizar presupuestos con proveedores de flores, decoración, entre otros.
El cronograma también sirve para optimizar el tiempo necesario para sacar un proyecto del papel. Con una organización previa, es posible completar más rápidamente cada uno de los pasos, uno tras otro.
También se gana en eficiencia, ya que todos los recursos necesarios para llevar a cabo cada uno de ellos estarán disponibles desde el primer momento, gracias a una planificación previa.
Además, un cronograma con pasos y plazos bien definidos aporta una mayor previsibilidad para alcanzar los objetivos.
¿Cómo hacer un cronograma?
Para hacer un cronograma, debes definir tus objetivos, priorizar las actividades necesarias dentro de una secuencia lógica que facilite su ejecución y estipular plazos para cada uno de los pasos.
Aquí el paso a paso detallado:
1. Define tus objetivos
El establecimiento de objetivos es esencial para comprender qué esperar de la línea de tiempo. Con la ayuda de las metas, es posible organizar todas las tareas necesarias para llevar a cabo un proyecto dentro de una fecha específica.
Una fiesta familiar en Nochebuena, por ejemplo, no se puede aplazar. ¿Cuáles son las actividades necesarias y para cuándo se deben realizar para que se lleve a cabo el evento? ¿Vas a hacerlo todo? ¿O será necesario recortar algunas cosas para dar tiempo a estar listo/a/e para la fecha de la fiesta?
Además, la Navidad puede ser un momento para intercambiar recuerdos, y es importante que sepa cómo regalar sin derrumbar tu presupuesto.
Otro objetivo posible para una línea de tiempo es mostrar el tiempo esperado necesario para completar una actividad a lo largo del tiempo.
Mira este otro ejemplo: un profesional que actúa como autónomo necesita dar un presupuesto para la entrega de su trabajo a los clientes. Para ello, es necesario enumerar cada una de las actividades involucradas y el tiempo requerido para realizar cada una de ellas.
Con base en esta lista y estos tiempos, será posible estipular la fecha límite y hacer cualquier negociación, tanto en cuanto a la fecha límite como al alcance de las tareas, si corresponde.
2. Prioriza actividades
Al organizar un cronograma, ten en cuenta qué actividades dependen unas de otras y cuáles no, y pueden ocurrir simultáneamente. La priorización de cada una de ellas es la forma de hacerlo.
Con eso en mente, trata de responder las siguientes preguntas:
- ¿Qué actividades hay que hacer primero? ¿Cuáles pueden esperar?
- ¿Qué actividades hay que hacer antes que las demás? ¿Cuáles deben quedar para más adelante, ya que dependen de los primeros?
- ¿Hay actividades que se pueden hacer al mismo tiempo?
Después de responderlas, puede ser más fácil priorizar actividades en un cronograma.
Esto sucede porque la organización lógica y eficiente de las tareas permite que el proyecto fluya mejor y tenga una ejecución más clara del paso-a-paso para que pueda culminar con éxito. Y preferiblemente sin demoras.
3. Establece plazos
Una vez que hayas definido los objetivos de tu cronograma, hayas organizado todas las tareas requeridas para el proyecto y las hayas priorizado en una secuencia lógica, debes estipular fechas de finalización para cada tarea.
No lo olvides: la suma de todos estos pequeños plazos debe encajar en el plazo de finalización del proyecto.
Para hacer realidad esto, imagina que tu objetivo es viajar dentro de un mes. Entonces, al menos la mayoría de las tareas necesarias para que este viaje suceda deben encajar en las próximas cuatro semanas.
Por lo tanto, es importante fijarse en un plazo como el siguiente:
- En la primera semana, toca cerrar el presupuesto y comprar los tiquetes;
- En el segundo, es necesario poner en orden los documentos y comprar los elementos que faltan para conformar el equipaje;
- La tercera semana es para arreglar detalles;
- La cuarta, para hacer las maletas y resolver cualquier imprevisto.
Este es solo un ejemplo básico de plazos; en general, el cronograma es algo muy personal.Las actividades fundamentales y los tiempos para realizarlas varían mucho de una persona a otra. Por eso es importante personalizar tu cronograma en un formato que funcione para ti.
Ahora, una vez que te organices, es importante convertir tu cronograma en una plantilla. A continuación, consulta los tipos de cronogramas.
Tipos de cronogramas
Hay varios tipos de líneas de tiempo en las que puedes inspirarte para crear las tuyas propias. Echa un vistazo a algunas de ellas:
Gráfico de Gantt
El diagrama de Gantt es una línea de tiempo más visual que organiza la duración de cada actividad en barras horizontales de colores. Así, es más fácil ver de un vistazo qué actividad llevará más tiempo que la otra.
A los fines de tu organización, las actividades planificadas se enumeran una debajo de la otra, en orden de prioridad: la actividad superior es la que debe realizarse primero, y así sucesivamente.
No tiene muchas descripciones, pero puedes ingresarlas si sientes la necesidad.
Diagrama de Hitos o Milestones
La línea de tiempo con milestones (hitos, en inglés), o diagrama de hitos, utiliza puntos o marcas, que se pueden hacer de diferentes maneras. Es uno de los cronogramas más comunes, principalmente para demostrar el tiempo y los entregables de un proyecto.
Se ha vuelto más rutinario debido a su buena funcionalidad. Con él, puedes visualizar las tareas que pueden ocurrir simultáneamente, ya que muestra el progreso de cada una, así como su fecha límite.
Lo más importante de este gráfico es que se actualiza periódicamente. Esto se debe a que, al analizar la subida o bajada de los puntos, es posible visualizar a qué actividad hay que prestar más o menos atención para que se cumpla el plazo.
Diagrama de Red
El diagrama de red es una línea de tiempo creada en un formato que se asemeja a un diagrama de flujo; también es similar a esas pruebas que conducen a diferentes respuestas/ a diferentes resultados.
Por su formato, este cronograma favorece la visualización de tareas que son interdependientes.
Es una herramienta que puede ayudar mucho en los procesos de lluvia de ideas, que consisten en esa fase inicial de cualquier proyecto en la que se ponen sobre la mesa las ideas principales antes de definir definitivamente el alcance del proyecto.
Además de los tipos antes mencionados, existen varias herramientas en línea que se pueden usar para crear líneas de tiempo en formato de diagrama de red. Todo lo que se necesita es una búsqueda rápida en Internet para conocer las herramientas.
También es importante intercambiar ideas con personas que ya han hecho cronogramas, para entender los caminos recorridos.
Otra posibilidad es buscar herramientas automáticas para la creación de mapas mentales, que también encajan bien en el formato de diagrama de red.
Si eres emprendedor y estás pensando en vender en línea en territorio mexicanos te recomendamos no perderte esta entradas del #BlogNu:
¿Planes de emprender? Conoce las tendencias de comercio electrónico para el 2023
¿Tengo que pagar impuestos por vender por internet en México?